Kế hoạch nhân sự là gì?

Quy trình kế hoạch nhân sự là bước quan trọng trong việc xây dựng chiến lược tổ chức, thường được thực hiện bởi nhóm lãnh đạo nhân sự. Trong quá trình này, công ty đánh giá và xác định nhu cầu về nhân sự để đảm bảo đáp ứng được mục tiêu tổ chức. Nói một cách đơn giản, kế hoạch về nhân sự giúp định rõ số lượng và loại nhân viên cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của doanh nghiệp.

Hiểu rõ về kế hoạch năm của phòng hành chính nhân sự

Các thách thức cụ thể mà trong kế hoạch cần đặt ra bao gồm việc quyết định công việc cụ thể cần được thực hiện, xác định số lượng nhân viên cần tuyển dụng và định rõ kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc. Đồng thời, kế hoạch này cũng đặt ra câu hỏi về những kỹ năng cần được đào tạo thêm, cũng như kiểm tra xem có những kỹ năng nào có thừa và cần được điều chỉnh trong lĩnh vực cụ thể nào.

Kế hoạch nhân sự có thể được ứng dụng rộng rãi, có thể áp dụng cho cả tổ chức hoặc tập trung vào các nhóm, bộ phận nhỏ, thậm chí là các dự án cụ thể. Ví dụ, nếu mục tiêu kinh doanh của công ty tập trung vào việc mở rộng đội ngũ bán hàng trong năm tới, một mẫu kế hoạch của phòng hành chính nhân sự tốt sẽ giúp chuẩn bị cho bộ phận bán hàng để đáp ứng sự mở rộng này bằng cách tuyển dụng những người có kỹ năng phù hợp vào thời điểm thích hợp.

>>> Các bạn có thể tham khảo thêm: 5 bước để tạo kế hoạch phát triển nhân viên

Tại sao cần phải xây dựng bản kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp?

Kế hoạch nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm đánh giá và xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc xây dựng kế hoạch còn có những ý nghĩa sau đây:

Hình thành đội ngũ nhân viên lý tưởng

Một kế hoạch chi tiết và rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp hình thành đội ngũ nhân viên lý tưởng mà còn tạo ra một chiến lược phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân sự, dựa trên nguồn thông tin phân tích và dự báo chính xác về số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết.

Tối ưu hóa trong phân bổ nguồn lực

Kế hoạch rõ ràng cũng sẽ đem đến sự tối ưu hóa trong phân bổ nguồn lực, ví dụ như việc đặt nhân sự vào vị trí phù hợp, giúp tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách đặt đúng người vào đúng công việc. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đầu tư vào việc bồi dưỡng và giữ chân nhân viên trong thời gian dài, tạo điều kiện cho sự ổn định và nâng cao khả năng làm việc của đội ngũ nhân sự. 

Tất cả những yếu tố này cùng nhau góp phần quan trọng vào việc tăng cường khả năng và hiệu suất của đội ngũ nhân sự, điều này được coi là một yếu tố không thể thiếu để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ.

Xây dựng chiến lược hoạt động linh hoạt

Hiểu rõ và dự báo những thách thức trên thị trường lao động, từ đó có khả năng đáp ứng nhanh chóng, điều chỉnh và xây dựng chiến lược hoạt động linh hoạt nhằm thích nghi với môi trường biến động.

Xác định nguồn lực còn thiếu trong bộ máy nhân sự

Xác định chính xác những kiến thức và kỹ năng còn trống rỗng trong nguồn lao động hiện tại, so với những yêu cầu tương lai. Giảm thiểu khoảng cách bằng cách triển khai các chương trình đào tạo nhân sự một cách có chặt chẽ và linh hoạt, đảm bảo rằng nhân viên sẽ luôn đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của thị trường lao động.

Các bước cần thiết để lập kế hoạch nhân sự hiệu quả

Để lập kế hoạch nhân sự một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất, bạn có thể tham khảo quy trình sau đây:

Tham khảo quy trình cần thiết để lập kế hoạch về quản lý, tuyển dung, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả

Bước 1: Lập mục tiêu

Mục tiêu là hướng dẫn mà tổ chức hướng đến trong một khoảng thời gian nhất định. Việc xác định mục tiêu một cách rõ ràng sẽ là chìa khóa quan trọng giúp kế hoạch được xây dựng một cách linh hoạt và có hiệu quả hơn.

Ví dụ, nếu một tổ chức đặt ra mục tiêu kinh doanh là mở rộng thị trường sang các nước Đông Nam Á trong vòng 3 năm tới, đội ngũ nhân viên cần phải có trình độ ngoại ngữ và kinh nghiệm làm việc trong môi trường quốc tế. Dựa trên mục tiêu này, kế hoạch nhân sự có thể được thiết lập như sau:

• Tăng tỷ lệ nhân viên có trình độ ngoại ngữ đạt chuẩn lên 80% trong vòng 3 năm.
• Đạt được tỷ lệ nhân viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường quốc tế là 50% trong vòng 3 năm.

Bước 2: Phân tích thực trạng nhân sự của doanh nghiệp

Đánh giá tình hình nhân sự là một bước quan trọng trong việc đánh giá hiện trạng nhân sự của tổ chức và xác định các yếu tố quan trọng liên quan đến nhân sự. Bước này giúp đội ngũ quản trị nhân sự có cái nhìn tổng quan về nguồn nhân lực hiện tại, bao gồm kỹ năng và năng lực của nhân viên, đồng thời nhận diện các vấn đề hoặc thách thức trong lĩnh vực nhân sự, như số lượng nhân viên, vị trí công việc, kỹ năng, chức danh, thâm niên, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, giới tính, tuổi tác, tình trạng sức khỏe, mức độ hài lòng với công việc,…

Thông qua việc phân tích tình hình nhân sự, doanh nghiệp có thể xác định những ưu điểm và nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại, từ đó đề xuất kế hoạch phát triển nguồn nhân lực sao cho phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình.

Bước 3: Dự đoán nhu cầu sử dụng nhân sự

Thông qua phân tích các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể xây dựng dự báo về nhu cầu nhân sự cho từng vị trí và bộ phận trong mỗi giai đoạn. Đảm bảo rằng dự báo nhu cầu nhân sự không chỉ chính xác mà còn khả thi và linh hoạt, điều này giúp nó linh hoạt đối mặt với sự biến động của thị trường và doanh nghiệp.

Sử dụng các phương pháp dự đoán, ví dụ như dự báo kinh tế, dự tính doanh thu, hoặc kế hoạch dựa trên dữ liệu lịch sử để ước lượng nhu cầu nhân sự trong tương lai. Việc xem xét các yếu tố như tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường, tỷ lệ nghỉ việc và xu hướng công nghệ cũng là quan trọng để đảm bảo tính đáng tin cậy và chính xác của dự báo.

Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện

Xây dựng kế hoạch triển khai là một bước quan trọng đảm bảo sự thành công của kế hoạch nhân sự. Bước này bao gồm các yếu tố như:

• Xác định rõ mục tiêu của kế hoạch triển khai và cụ thể hóa các bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
• Đặt ra câu hỏi về ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện từng phần của kế hoạch, để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
• Xác định khoảng thời gian cụ thể mà kế hoạch sẽ được triển khai và đánh giá cần bao nhiêu nguồn lực để thực hiện.

Đội ngũ quản lý nhân sự cần:

• Xác định các hoạt động cụ thể để triển khai kế hoạch nhân sự, như tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên và kế hoạch kế nhiệm.
• Phân chia trách nhiệm một cách minh bạch cho từng hoạt động, có thể là cho cá nhân, bộ phận hoặc nhóm cụ thể.
• Xác định rõ thời hạn và nguồn lực cần thiết để đảm bảo mỗi hoạt động được triển khai đúng kế hoạch.

Bước 5: Đánh giá và báo cáo

Việc đánh giá lại bản kế hoạch là điều quan trọng để đảm bảo rằng chiến lược đang tiến triển theo hướng chính xác và đạt được những mục tiêu được đề ra. Báo cáo kết quả đánh giá là vô cùng cần thiết để cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo doanh nghiệp, giúp họ hiểu rõ tình hình thực hiện kế hoạch và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

Phân tích các dữ liệu đã thu thập được để từ đó đánh giá hiệu quả của kế hoạch, kiểm tra các chỉ số và thống kê liên quan đến mục tiêu như tăng cường nhân sự, cải thiện năng suất lao động, giảm tỷ lệ nghỉ việc, vv. Từ đó, đánh giá được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của kế hoạch nhân sự, cung cấp thông tin quan trọng để điều chỉnh chiến lược trong tương lai.

Cuối cùng, tổng hợp kết quả đánh giá vào một báo cáo chi tiết, trình bày về mục tiêu, kết quả, khó khăn và các đề xuất cải thiện. Báo cáo nên được trình bày một cách rõ ràng, logic và có khả năng truyền đạt ý nghĩa của kế hoạch cũng như kết quả đánh giá cho các bên liên quan, từ nhà quản lý cấp cao đến ban lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức.